Ajuda à pesquisa avançada – Arquivo Digital 
 

1. Filtrar por fundos 

Esta opção permite-lhe fazer a pesquisa nos fundos documentais que pretender. Basta clicar na seta , seleccionar os fundos em que pretende fazer a pesquisa (um fundo de cada vez) e clicar no botão . Reparará que, depois de clicar neste botão, os fundos seleccionados aparecem na janela imediatamente inferior. Se quiser eliminar o fundo ou fundos seleccionados da referida janela, basta seleccioná-los com o cursor e premir a tecla “backspace” ou “delete” do teclado. 

2. Filtrar por níveis hierárquicos 

Esta opção permite-lhe fazer a pesquisa nos níveis documentais que pretender. Basta clicar na seta , seleccionar os níveis em que pretende fazer a pesquisa (um nível de cada vez) e clicar no botão . Reparará que, depois de clicar neste botão, os níveis seleccionados aparecem na janela imediatamente inferior. Se quiser eliminar o nível ou níveis seleccionados da referida janela, basta seleccioná-los com o cursor e premir a tecla “backspace” ou “delete” do teclado. 

3. Filtrar por datas 

 3.1 Data abrangida 

Ao colocar uma determinada data neste campo, o motor de pesquisa vai devolver todas as fichas de descrição arquivística (registos) cujas datas de descrição inicial e de descrição final abranjam essa determinada data, sem garantias, no entanto, de haver documentação para a data pesquisada, a não ser que essa data coincida com a data de descrição inicial ou com a data de descrição final de cada registo. 

 3.2 Data inicial e data final (maior que, menor que) 

Esta opção permite filtrar a pesquisa com base em intervalos temporais, tendo como referência as datas inicial e final que foram escritas nas fichas de descrição arquivística (registos). Ao permitir balizar datas (maior que, menor que), esta pesquisa pode ser mais ou menos abrangente, mas igualmente muito objectiva (por exemplo, se pretendermos encontrar uma data em específico, basta escrever essa data nos campos “maior que”/“menor que” da data de produção inicial ou nos campos “maior que”/ “menor que” da data de produção final; ou, em alternativa, nos 4 campos). 

4. Texto a pesquisar 

 4.1 Esta opção permite pesquisar texto livre em todos os campos que compõem as fichas de descrição arquivística ou apenas em determinados campos, com o auxílio de operadores boleanos (E, OU e NÃO). O texto livre pode ser pesquisado através de três opções: “Algumas palavras”, “Todas as palavras” e “Frase exacta”. Optando por “Algumas palavras”, o motor de pesquisa devolve as fichas de descrição arquivística que contenham qualquer uma das palavras pesquisadas. Optando por “Todas as palavras”, o motor de pesquisa devolve apenas as fichas de descrição arquivística que tenham a totalidade das palavras pesquisadas, independentemente da ordem em que estejam. Optando por “Frase exacta”, o motor de pesquisa devolve apenas as fichas de descrição arquivística que tenham a totalidade das palavras pesquisadas, na ordem em que foram pesquisadas. 

 4.2 Se escolher pesquisar códigos de referência no campo “Código de Referência”, tenha o cuidado de os escrever correctamente (respeitando maiúsculas e minúsculas), caso contrário o motor de pesquisa não lhe devolve o resultado/resultados esperados ou mesmo quaisquer resultados. A pesquisa pelo campo “Código de Referência” foi implementada a pensar nos utilizadores que pretendem obter unicamente os registos que procuram, devendo saber, para o efeito, o respectivo código de referência. Como cada registo tem um código de referência único e inconfundível, este tipo de pesquisa permite isolar resultados com grande eficácia. Como se disse, é conveniente escrever com rigor qual o código de referência do registo que se procura, sob pena de não serem devolvidos resultados. Pode, no entanto, fazer pesquisas abrangentes no campo “Código de Referência”. Se não souber o código de referência completo, pode escrever a parte do código que sabe e utilizar o asterisco (*) antes e/ou depois dessa parcela. Neste caso, o motor de pesquisa irá devolver, certamente, vários resultados. Os códigos de referência são compostos por siglas ou números, separados entre si por barras (/). Os utilizadores da pesquisa pelo campo “Código de Referência” serão sobretudo aqueles que, durante pesquisas anteriores, mais generalistas, seleccionaram um ou outro registo, retiraram desses registos os seus códigos de referência (que se encontram a verde na lista inicial de resultados ou quando se entra no resultado) e que, mais tarde, pretenderam regressar apenas a esses registos. Quando o utilizador não souber, com rigor, o código de referência que pretende pesquisar, aconselha-se que utilize o asterisco (*) ou que faça a pesquisa em “Todos os campos”. 

5. As opções de pesquisa elencadas nos números 1, 2, 3 e 4 podem ser utilizadas em interligação.